Come impostare una riunione efficace
Devi organizzare una riunione con i responsabili di settore per fare il punto della situazione. Quali sono i passaggi da seguire?
Ricordati che organizzare una riunione prevede sempre un prima e un dopo riunione.
Nella prima fase ci sono alcuni elementi che potrebbero aiutarti ad evitare il senso di frustrazione legato ad un senso di ridotta produttività.
Il primo elemento che può esserti d’aiuto è la decisione degli invitati alla riunione.
È poco efficace invitare chi potrebbe non essere interessato, quindi fai un elenco preciso dei partecipanti.
Agli altri potrai in caso spedire un report riassuntivo ed informativo.
Come impostare la convocazione?
La convocazione alla riunione è importante. Non è un invito per un momento di relax dove si prende un caffè tutti insieme, ma una fase di produzione come tutte le altre ore lavorative. Quindi tutti devono sentirsi attivi, coinvolti e spronati.
Per questo motivo devi essere il più preciso possibile, indicando gli obiettivi della riunione, la data e l’orario previsti.
Se hai del materiale, portalo con te il giorno stabilito. Spesso gli allegati non vengono aperti o vengono letti velocemente.
Datti un tempo massimo per la lettura del materiale utile all’inizio della riunione.
Come gestire i tempi?
I 15 minuti accademici non sono una buona norma da seguire.
Nei meeting internazionali questa “regola” non è mai esistita, elimina anche tu.
Ognuno di noi ha delle cose da fare, ma nulla – tranne rari casi – è questione di vita o di morte. Quindi l’orario stabilito rimane quello, soprattutto da parte di chi organizza.
Dare un tempo preciso di inizio e di fine aiuta le persone ad orientarsi e a non perdere il filo.
Come gestire gli interventi?
Se hai invitato determinate persone è perché ti aspetti da loro partecipazione, quindi a turno dovranno essere tutti coinvolti.
Chi non parla, perchè timido o imbarazzato, non deve essere penalizzato dalla riunione. Ricorda che questi, a volte, sono quelli più creativi!
Stabilisci un tempo per ogni intervento: pochi minuti sono sufficienti. Media il discorso di chi tende a parlare troppo, o rischierà di non essere ascoltato.
Cosa fare dopo la riunione?
Prenditi del tempo per valutare il tuo lavoro e poniti qualche domanda:
- è stata utile?
- ho raggiunto il mio obiettivo?
- cosa ne ho ricavato?
- quanto mi è costata?
- vale la pena farne un’altra simile in simili occasioni?
Una volta che hai verificato il tuo lavoro – questa fase è fondamentale – stendi un report e rileggilo e nel caso mandalo a chi fai riferimento.
Tenere traccia del lavoro fatto vi aiuterà a massimizzare l’efficacia della riunione e ti renderà più consapevole del tempo impiegato.
Queste poche regole, valgono sia in presenza che online: cambia la modalità, ma la partecipazione deve essere la stessa.
Buon lavoro!