“Le riunioni sono indispensabili quando non si ha voglia di fare nulla”, dice l’economista John Kenneth Galbraith. Come dargli torto? Spesso sono costose, dispersive e rubano tempo utile ad altro lavoro più urgente.

Prova a pensare quante volte hai detto “oggi ho una riunione ma non ho assolutamente tempo”, un chiaro segnale che avevi molte cose da fare e la riunione era vista come una perdita di tempo; mentre altre volte hai pensato “che bello, oggi sono in riunione”, segno che a volte puoi permetterti di perdere del tempo.

Di fatto, se non ben organizzata, la riunione può essere uno spreco sotto ogni punto di vista, oltre al fatto che spesso si esce con le idee ancora più confuse.

Come ottimizzare i tempi delle riunioni?

L’organizzazione delle riunioni non è semplice, ma non si può neanche pensare che la loro completa eliminazione sia la soluzione. Il confronto è sempre utile perché porta a nuove idee, stimoli, progetti e obiettivi da raggiungere.

È proprio da questo ultimo punto che dobbiamo partire per creare la nostra riunione perfetta: chi organizza la riunione deve avere un obiettivo chiaro.
L’organizzatore deve chiedersi: “cosa voglio ottenere da questa riunione?” Questa è la domanda fondamentale.

Il secondo elemento da tenere in considerazione per una riunione efficace è il tempo. L’organizzatore dovrà chiedersi “quanto tempo ho a disposizione?”. Se non si stabilisce un tempo massimo, si rischia di essere dispersivi, aggiungendo argomenti più o meno utili. Il tempo deve essere chiaro, ben delineato da un orario di inizio e da una fine. Non dovranno esserci i famosi 15 minuti accademici che si trasformano in 20 minuti e poi in 30. Lo spreco di tempo si trasforma in spreco di denaro che indispettisce le persone. Il tempo stabilito deve essere preciso anche a livello psicologico. Per esempio 45 minuti nella nostra mente tendono a sembrare più un’ora.

Il terzo elemento è l’organizzazione degli invitati e della condivisione dei contenuti. È inutile allargare una riunione a tutto il personale, mentre è utilissimo fare dei report da inviare subito dopo l’incontro.

Un altro aspetto fondamentale è il metodo. La domanda da porsi in questo caso è “chi fa cosa?” All’interno di una riunione ci sono un organizzatore e dei partecipanti. Tutti i partecipanti sono responsabili allo stesso modo perché tutti devono portare a casa qualcosa e quindi contribuire.

L’ultimo aspetto, ma non il meno importante, è quello che riguarda il tempo di intervento e quello di ascolto.
È infatti necessario definire un tempo per quanto riguarda la durata degli interventi, diversamente gli altri partecipanti perderanno l’attenzione.
Bastano 2 minuti a testa per esprimere il proprio concetto, agli altri il compito di ascoltare. Se non si presta attenzione si perdono le informazioni, sprecando così tempo prezioso.

Ogni partecipante è responsabile della buona riuscita di una riunione, anche chi semplicemente ascolta. Se la riunione non è di proprio interesse si sta sprecando il proprio tempo, e a quel punto è meglio impiegarlo facendo altro.

Buon lavoro!